Si eres proveedor de servicios online, quieres automatizar procesos y que tu página web te facilite la vida, ha llegado el momento de añadir un calendario de reservas a tu página web.
Seguramente hasta ahora las solicitudes de contacto han llegado a través del formulario de contacto de tu web. Y aunque es una manera muy cercana de contactar contigo, hay veces que a la hora de coordinar y cerrar una reunión, pierdes las ganas y la energía entre mails… a veces encajar agendas con potenciales clientes se hace difícil y la cosa acaba por enfriarse.
Es aquí donde entran en escena los calendarios de reserva: herramientas que te permiten elegir tu disponibilidad, se sincronizan con tu calendario y muestran a tus clientes tus franjas disponibles para que puedan encajar tus horas libres con su agenda. El proceso queda totalmente automatizado sin miles de e-mails de por medio. Tú ganas tiempo y tranquilidad.
En este artículo te enseño cómo poner un calendario de reservas en tu página web para simplificar tu vida (y la de tus clientes) y cerrar reuniones sin mil mails y gestiones de por medio. La herramienta que utilizaremos para ello será Calendly.
Incluir un calendario de reserva de reunión en tu página web: cuales son las ventajas.
Seas coach, terapeuta, fotógrafo o dirijas cualquier tipo de negocio online, sabes que hay una cosa que no podemos recuperar: el tiempo. Y muchas veces se nos va en gestiones de este tipo: e-mails, mensajes y WhatsApps para intentar cerrar una reunión. Incluir un calendario de reservas en tu web no significa solo simplificar el proceso y mejorar la experiencia de tus clientes; ganas ese tiempo tan preciado que necesitas para hacer tu trabajo.
Por suerte hay herramientas como Calendly que nos permiten incluir estos calendarios de reserva en nuestra web: es sencillo de configurar y de utilizar y facilita muchísimo la vida en términos de organización.
Aquí un pequeño resumen de las ventajas de tener un calendario de reservas en tu web:
- Ganas tiempo al reducir el número de mails que tienes que contestar: con una herramienta como Calendly, no hace falta ir y venir con miles de mails para ponerse de acuerdo en una hora de reunión. En un sencillo clic a través de tu página web, los clientes pueden ver tus horas disponibles y reservar la que mejor se ajuste a sus calendarios. Tú recibes la notificación y no tienes que hacer más.
- Evitas que nadie se olvide de la reunión: las herramientas como Calendly envían recordatorios de reunión automáticamente. Así, evitarás estar esperando en una sala online en la que nadie se presenta. Evitas imprevistos y te aseguras de que todo el mundo se acuerda de vuestra cita.
- Mejoras la experiencia de tus clientes: si te limitas a utilizar el formulario de contacto, tus clientes se pueden cansar entre las idas y venidas de e-mails para cerrar una reunión contigo. Si tienen disponible un calendario de reservas, no tienen más que elegir una de tus horas libres y encajar tus huecos con su agenda. Facilita la vida de todos.
- Integras herramientas y puedes recibir pagos: los calendarios de Calendly se integran directamente con tus herramientas de videoconferencia favoritas (Google Meets, Zoom) y también se pueden integrar con plataformas de pago como Stripe o PayPal si quieres utilizarlo para sesiones por las que cobras una cantidad monetaria.
- Automatizas tu organización: a través de un formulario recibes e-mails que tú mismo tienes que gestionar. Un calendario de reservas gestiona automaticamente las reservas, recordatorios y anulaciones. Es impresionante la cantidad de tiempo que ahorras con ellos.
Las mejores herramientas de reserva de reunión para WordPress
Podría enumerar todos los plugins y herramientas disponibles para integrar un calendario de reservas en tu página web WordPress. Pero la verdad es que no me gusta haceros perder el tiempo. He probado muchas, y la herramienta que recomiendo una y otra vez para poner un calendario de reservas en las webs de mis clientes es Calendly.
Si acabas de empezar con tu negocio, o incluso si no te apetece invertir en un calendario o plugin de reservas de pago, Calendly es la opción más completa y sencilla de utilizar que tienes en el mercado. Como coach, terapeuta, fotógrafo o emprendedor online no te hará falta nada más.
Por qué recomiendo Calendly para gestionar la reserva de reuniones online
Calendly es una alternativa excelente a los plugins de reserva de reunión disponibles para WordPress. Es la herramienta que utilizo como diseñadora web para reserva de reuniones y la que recomiendo a todos mis clientes. Es una herramienta sencilla de utilizar y fácil de configurar, con una versión gratuita que te permite tener un calendario de reservas completo. Aquí un resumen de los puntos que más me gustan de esta herramienta tan completa:
- Los calendarios de reserva de reunión son fáciles de crear: en tan solo un par de clics puedes poner tus horas disponibles, y personalizar tu calendario con tu logo. Además puedes añadir preguntas para que tus clientes te dejen la información que necesitas sobre sus necesidades antes de reunirte con ellos.
- Se integra estupendamente con herramientas como Google Calendar, Google Meets y Zoom. Cierra las reuniones sobre tu calendario y envía links automáticos a la sala de videollamada, evitando gestiones extra.
- Puedes personalizar la reserva de reuniones tanto como quieras: duración, espacio entre reuniones, días disponibles…
- Envío de recordatorios automático: Calendly envía recordatorios a los clientes sobre las reuniones que han reservado contigo, reduciendo así la posibilidad de que alguien se olvide de vuestra cita.
Vamos a ver el paso a paso para configurar tu cuenta de Calendly y crear un calendario de reservas para incluir en tu página web.
Tutorial: crear una cuenta de Calendly y configurar un calendario
Antes de incluir el calendario de reservas en tu web, deberás crear una cuenta en Calendly y configurar un primer calendario con tus horas disponibles para que tus clientes puedan reservarlas. El paso a paso es muy sencillo, vamos a verlo:
- Crea una cuenta en Calendly: primero te tendrás que dirigir a Calendly y crear una cuenta con tu email.
- Crea tu primer evento: tendrás que crear un nuevo evento de reunión privada, y elegir tus horas disponibles así como la duración de las reuniones.
- Personaliza tu calendario: ponle un nombre, una descripción, añade un pequeño formulario con la información que necesitas de tus clientes y añade tu logo para que tu marca esté presente.
- Activa las notificaciones: configura los recordatorios automáticos por mail o sms (estarán disponibles según el plan de pago que tengas).
- Comprueba el funcionamiento: envía el link a alguien o pruébalo tú mismo para comprobar que el mail llega correctamente y la reunión se cierra en tu calendario.
Ahora sí estamos listos para incluir el calendario de reservas en tu web.
Cómo integrar Calendly en tu página web WordPress
Aunque existe la opción de integrar el propio calendario en tu página web, yo prefiero incluir el link al calendario en un botón. La razón es sencilla: llevamos a la persona a una página donde solo tiene el calendario con nuestras horas disponibles. Al no tener nada más alrededor, evitamos que se distraiga y aumentamos las probabilidades de que reserve esa reunión con nosotros. Vamos a ver el paso a paso:
- Copia el link del calendario que has configurado con tus horas disponiblles
- Pega el link en un botón de tu web acompañado de un texto como «reserva sesión gratuita» o «reserva una reunión conmigo».
- No te olvides de configurar el botón para que el link se habra en una nueva pestaña. Llevará a tus clientes al calendario de reserva sin cerrar tu página web.
Algunos consejos para mejorar el proceso de reserva
Algunos consejos para asegurarte de que el calendario de reservas de tu web funciona lo mejor posible y da una buena experiencia a tus clientes:
- Haz que el calendario destaque: es decir, inclúyelo en botones que estén en zonas estratégicas de tu web (al final de la página, en la página de contacto, en el menú…). El objetivo es asegurarnos de que está en un sitio en el que todo el mundo lo va a ver.
- Personaliza las confirmaciones y notificaciones: puedes personalizar el mensaje de confirmación para asegurar una mejor experiencia a tus clientes.
- Automatiza los recordatorios de reunión: asegúrate de que los recordatorios están activos para evitar que nadie se olvide de las reuniones.
- Sincroniza Calendly con tu calendario: asegúrate de que está bien integrado para que tenga en cuenta las horas en las que no estás disponible y evitar reuniones por duplicado.
¡Ya estaría listo! Todo queda automatizado a través de tu web gracias al calendario de reservas. Mejoras tu organización, ganas tiempo y tus clientes tienen una experiencia mucho mejor con tu negocio.
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Y no dudes en escribirme si tienes dudas y en pasarte por Instagram si quieres conectar y seguir mi día a día en el estudio.
Nos leemos pronto,
Inés
